やることが多すぎて気が付いたら一日が終わっている。。。
あれ？？そもそも何をすればよかったんだっけ？？？
・・・いいや疲れた。
もう明日にしよう。。。
なんていう、後悔をしたことはないでしょうか？？
おそらく多くの人が経験したことがある悩みなのではないでしょうか。やることが多すぎて時間管理ができずに、効率の良い一日が過ごせなかったような感覚。
これの仕事の整理術として活用していただきたいのがGTD 理論です。
GDT 理論を使えば以下の様なメリットがあります。
・自分のやるべきこと仕事が明確になる。
・今やるべきことに手中できる
・成果が明確になる
マルチタスクで慌てることがなく、着実に一歩ずつ成果を出すためのメソッドです。
心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な５つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。
参考：Getting Things Done – Wikipedia
やることが多すぎて、仕事に集中できず結果何にも成果が出ない。という問題は誰しもが経験することです。
社会人はもとより、様々な授業で課題をこなさなければいけない学生の皆様にもお勧めの方法ですので是非活用してください！
では、GDT 理論について見ていきましょう！
１．GTD 理論：今に集中するための５つのステップ
GTDとは「Getting Things Done」の略で、生産性コンサルタントの David Allenにより提唱された時間管理方法であり、同じタイトルの本 (1)で説明されています。
【GTDの５つのステップ】
①収集：「やるべきこと」をすべて書き出す。
②処理：書き出した内容を分類しリスト化する。
③整理：スケジュール管理に使っているツールに落とし込む。
④見直し：スケジュール通りに実行可能かどうか見直し検討する。
⑤実行：順番に実行する。
お気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、この GTD と言う時間管理術の５つのステップのうち、①～④までが実行する前の準備です。
先人たちの名言で「段取り八分、仕事二分」
などと言われますが、その仕事の成功はほぼ準備の段階で決まります。
様々な仕事に追われて手がつかない大きな原因は、
今やるべき仕事に集中できていない。
ということです。
この①～④の準備のステップは、今やるべき仕事を明確にして”集中”するための準備です。
もし、頭の中にぼんやりと以下の様なことが浮かんでいるのであれば、それは今あなたがするべき仕事に集中できない原因となっています。
■仕事に集中できない原因
・やらなければいけない気がすることがある
・目標が定まっていない仕事がある
・期限が決まっていない仕事がある
これらの不明確な仕事が処理能力を低下させている原因ですので、これらの仕事を頭の中からなくすために①～④までの準備のステップで、明確に”やる”もしくは”やらない”ことを線引きすることが重要です。
２．GTD実行のツール(Trillo)
これらのことをノートやメモ帳で管理しようとするとタスクの入れ替えが発生した場合、新しいタスクを検討しなければいけない場合、少し手間になってしまいます。
そこで、GTD 実行に役立つのかTrelloというタスク管理のアプリです。
Androidはこちらから
iphoneはこちらから
PC版はこちらのサイトから登録可能です。
こちらのTrelloと言うタスク管理ツールの画面はこんな感じです。
画面左を拡大するとこんな感じです。
こちらは仮のスケジュールになっていますが、私の場合は
・毎日すること
・完了
・今日やること
・明日やること
・今週やること
・来月やること
と分けています。
具体的に実行するときは
朝起きてから、「毎日すること」を上から順番
トレーニング→note執筆→読書→打ち合わせ①→打ち合わせ②
と実行した後に
「今日やること」に着手します。
そして、一つ仕事が終われば「完了」に移動させます。
一つの仕事の中に様々なタスクがある場合は、一つの仕事の中にチェックリストを複数設けてどこまで進捗しているかを管理する方法も良いかもしれません。
(私はチェックリストの管理が雑になってしまうので、個人のGTDでは使用していません。)
そして、毎週日曜日に「完了」に今週の日付をつけて「完了」を画面の右端に持って行きます。こうすることによって、今週どれだけ仕事をしたかということが明確になります。先週よりも仕事の量が少なければ、パフォーマンスが出なかったということかもしれません。
週間の仕事量を把握する必要があれば、上記のやり方をお勧めします。
基本的には「今日やること」が一つ終わったら「完了」へ移す。を続けていくことで、目の前の仕事に集中して一つ一つ仕事を終わらせていくということができれば大丈夫です。
Trilloの使い方はアレンジできると思います。
ぜひ自分なりのタスク管理のやり方を見つけてみてください！
ただタスク管理を計画した段階で、やった気になって結局計画倒れという可能性もあります。そこでなるべくこの計画を実行できるように、次の習慣化のテクニックを使います。
３．GTDを習慣化する
私も当初計画は立てることができても、それを継続して実行するのが難しかった時期があります。
そこでいかにこの計画を実行するか、色々と調べた結果が習慣化でした。
起きている時間の３０～５０％は習慣で成り立っていると言われています。
習慣とは言い変えると、自分が自動的に行動している状態ですので、この習慣を利用することによって自動的に GTD で計画した仕事を一つ一つ減らしていくような状態にします。
我々が認識している習慣という行動を意識できているのは４０%程度だと言われています。無意識に行動してしまうため、本人はなぜその行動に至ったのか分かっていないということですね。
そして、習慣には環境が最も影響すると言われています。以下がその例です。
・テレビのリモコンが机の上にあるからテレビをつけてしまう。
・冷蔵庫の中に甘いお菓子が入っているから食べてしまう。
・机の横にベッドがあるから寝てしまう。
オリエンタルラジオの中田敦彦さんは夏休みにエンドレスで勉強するためにベッドを壊し、体と椅子を縄で縛って離れないようにして左右交互に眼帯を装着して片方の脳を休ませながら３０時間ぶっ通しで勉強して倒れたそうです。
ここまで極端な環境づくりは必要ないかもしれませんが、GTD 理論で言う現在のタスクに集中するという観点で言えばなるべく集中力を削ぐようなものは近くに置かない方が良いかもしれません。
簡単にできそうなことは、仕事に集中する時間はスマホの電源を切る、もしくは機内モードにすることでしょう。
Facebook、Twitter、LINE、などの通知は想定していない喜びをもたらすため、脳の報酬系を活性化させ、通知の内容を早く見たいという思いが集中力を途切れさせます。
本格的に現在の仕事に集中したいのであれば、最低限の連絡手段だけ残して、スマホから SNS 関係、もしくは集中力を削ぐ可能性があるアプリを削除するというのも一つの手段かもしれません。
４．まとめ
１．GTDの５つステップで今やるべき仕事を整理する。
２．タスク管理ツール「Trillo」を使う。
３．現在の仕事に集中するための環境を作り、習慣化する。
５．参考資料
(1)全面改訂版はじめての GTD ストレスフリーの整理術
(2)仕事を成し遂げる技術-ストレスなく生産性を発揮する方法
(3)エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする(メンタリストDaigoオススメ)
